Conferenza evento o teleconferenza?
Una conferenza evento si differenzia da una conferenza telefonica per il numero maggiore di partecipanti.
Per le teleconferenze di grandi dimensioni, è fondamentale che solo pochi partecipanti possano essere ascoltati contemporaneamente. Questo perché ogni chiamante occasionalmente provoca un rumore di fondo: fruscio di carta, battitura sulla tastiera, respiro, schiarimento della gola o bambini interessati nell’ufficio di casa.
Questo non è molto fastidioso con 8 partecipanti. Tuttavia, se ti aspetti 100 o 500 partecipanti alla tua teleconferenza, il rumore di sottofondo si moltiplica. In questo caso è difficile che si riesca a lavorare in modo concentrato.
Come rendere un evento conferenza un successo!
Tempo richiesto: 25 minuti.
Come si organizza una conferenza evento?
- Usa numeri aggiuntivi di composizione.
Con talkyoo hai un numero di accesso personale. Solo tu e i tuoi abbonati potete utilizzare questo numero. Questo è già un grande vantaggio per la disponibilità del numero. In caso di conferenze di grandi dimensioni, dovresti fornire ai partecipanti dei numeri di accesso alternativi. Questo ti permette di evitare la congestione della rete telefonica locale.
È facile: usa il nostro modello per gli inviti alle teleconferenze. In questo modo potrai fornire ai tuoi partecipanti i numeri di chiamata alternativi.
Su richiesta, puoi ottenere altri numeri di telefono da noi all’indirizzo support@talkyoo.net. Come tutti entrano!
- Crea un programma.
Una buona preparazione è metà della battaglia. Se chiarisci prima della conferenza chi deve essere ascoltato, puoi creare uno scenario calmo e controllato per la conferenza.
Crea un programma. Per un calendario, la conferenza evento è divisa in fasi. Per ogni fase viene indicato quanto segue: L’argomento, la durata prevista e chi deve essere ascoltato in questa fase.
Questo ti permette di controllare chi è in onda durante la conferenza.
Foto di Kelly Sikkema - Attiva il PIN del moderatore e il PIN dell’altoparlante
Prima di iniziare, attiva il PIN del moderatore. I partecipanti non potranno parlare finché il moderatore non entrerà nella sala conferenze.
Attiva anche il PIN dell’altoparlante e comunica agli altoparlanti il PIN dell’altoparlante.
- Avvia la conferenza in modalità sala conferenze
Quando la conferenza inizia, componi il numero e inserisci il numero della stanza e il PIN del moderatore. Poi premi il tasto hash [#]. Poi seleziona la modalità di ascolto con [1]
Questo ha il vantaggio di non emettere alcun suono quando qualcuno entra nella stanza.
Un altro vantaggio è che solo i partecipanti che hanno inserito il PIN del moderatore o dell’oratore possono essere ascoltati.
Foto di M. Kristenson - Scopri da quale numero di telefono stanno chiamando gli interlocutori.
Coordinati con i relatori. Prendi nota del numero di telefono da cui chiameranno gli oratori. La partecipazione da un telefono fisso offre una qualità migliore.
È utile conoscere anche un altro numero per poter contattare i relatori durante la conferenza in caso di emergenza.
Foto di B. Colette - Attiva le statistiche complete.
Per facilitare la distinzione tra oratori e partecipanti nel controllo web, attiva la visualizzazione dei numeri di telefono non abbreviati.
- Fai una prova con l’oratore.
Un test di prova è molto utile per le conferenze più grandi. Se necessario, puoi fornire assistenza per la composizione del numero e l’utilizzo dei PIN. Inoltre, hai la possibilità di testare la qualità della connessione.
Puoi anche evidenziare eventuali rumori di fondo. Questi ultimi sono diventati sempre più vari da quando si lavora da casa. Oltre ai contatti allentati nelle cuffie e ai colleghi che comunicano in sottofondo, di tanto in tanto si possono sentire animali domestici affamati o la lavatrice durante la teleconferenza.
Tutto questo può essere organizzato fino alla conferenza dell’evento.
Foto di D. Travis - Usa il controllo web!
Puoi vedere tutti i chiamanti nel controllo web. Puoi rendere udibili i singoli chiamanti e silenziarli di nuovo. Tutte le funzioni del controllo web sono disponibili qui. È importante che il controllo web venga aperto una sola volta.
- Inserisci i nomi nel controllo web.
Utilizza il campione per inserire i nomi degli altoparlanti nel controllo web.
Li riconoscerai più rapidamente.
- Usa i segnali delle mani dei partecipanti silenziosi
I partecipanti silenziosi possono fare dei segnali con la mano. I partecipanti selezionano [*] e [4].
Puoi vedere questi segni nel controllo web.
Rendi interattiva la tua conferenza evento. Fai votare i partecipanti su una domanda. Lascia loro il tempo necessario per trovare i pulsanti.
Nel controllo web, contiamo i segnali manuali per te. Prima della prossima domanda o verifica incrociata, clicca su “Disattiva tutti i segnali manuali”.
6 minuti
Domande sulle conferenze evento
Con talkyoo puoi organizzare conferenze con 1200 partecipanti .