Le riunioni non devono essere sempre faccia a faccia. La riunione del futuro è la teleconferenza. Ma anche questo ha le sue insidie: Poiché il tête-à-tête non è più necessario, possono sorgere rapidamente ambiguità e malintesi. Chi sta parlando in questo momento? La conseguenza è che non solo l’atmosfera della conversazione ne risente, ma anche i risultati della conferenza sono più difficili da comprendere.
Ma c’è un altro modo. Un giro di presentazioni all’inizio della teleconferenza non chiarisce tutti i malintesi, ma ne chiarisce alcuni.
Una prima panoramica
- Quali sono i vantaggi di un giro di presentazioni durante la teleconferenza?
- Quali teleconferenze sono adatte per un giro introduttivo?
- Suggerimenti per un giro di presentazioni di successo
- Inizia un giro di presentazioni, anche se non sei il moderatore della teleconferenza.
Quali sono i vantaggi di un giro di presentazioni durante la teleconferenza?
Il giro di presentazione è una benedizione per ogni teleconferenza, in due modi. In primo luogo, incoraggia i partecipanti a parlare. In secondo luogo, gli ascoltatori possono seguire meglio il corso della conversazione. Dopo tutto, hanno già sentito le voci in precedenza. In questo modo è più facile mettere d’accordo voce e oratore.
Le presentazioni: un delicato rompighiaccio per le teleconferenze
Il giro di presentazioni è come un rompighiaccio. Riduce delicatamente la distanza tra i partecipanti. In questo modo è più facile per i singoli partecipare attivamente alla discussione. Dopotutto, ha già dato un primo contributo all’inizio e senza troppi sforzi. Dopotutto, presentarsi non è una scienza missilistica. Conosci il tuo nome e la tua professione senza bisogno di molta preparazione. Non è altrettanto facile con domande tecniche complicate, ma grazie alla gentilezza con cui si rompe il ghiaccio all’inizio della conversazione, il contributo successivo arriverà un po’ più facilmente.
Oltre alla funzione di rompere il ghiaccio, il breve giro di presentazioni verifica anche le basi tecniche. Tutti sono ascoltati e compresi? Dopo tutto, una comunicazione fluida non può essere data per scontata. Non è raro che si verifichino errori tecnici, e questi sono particolarmente frequenti:
- Disattivazione dell’audio da parte dell’abbonato
- Muting da parte del moderatore nel controllo web o con la tastiera del telefono
- Muting da parte del terminale dell’abbonato
- Posizione sfavorevole del microfono
Durante un giro di presentazioni all’inizio della teleconferenza, eventuali carenze tecniche possono essere riconosciute e corrette in modo semplice e veloce. In questo modo si riduce immediatamente il rischio di incomprensioni.
Identificazione mirata dell’oratore: sapere chi sta parlando e quando.
Una o due voci diverse possono ancora essere facilmente distinte. Ma che dire di cinque o dieci voci diverse? È facile perdere il controllo. Ed è proprio questa perdita di controllo che il giro di presentazione all’inizio della conferenza mira a evitare. Se hai già sentito una voce, è più facile riconoscerla.
Un esempio: durante una conferenza telefonica vengono fatte diverse proposte di prezzo. Ora è importante assegnare correttamente la voce che sta dietro alla proposta. Questo perché la proposta di prezzo di un venditore è solitamente più vincolante di quella di un cliente.
Tuttavia, l’identificazione dell’oratore non è utile solo per le proposte di prezzo, ma anche per altre informazioni. Ad esempio: se vengo a conoscenza delle qualifiche professionali di un partecipante all’inizio della discussione, posso valutare meglio il suo livello di conoscenza ed esperienza. Quanta competenza professionale posso aspettarmi da loro senza sovraccaricarli?
Una serie di introduzioni è utile anche per i termini tecnici e le abbreviazioni. I termini essenziali possono essere spiegati e le abbreviazioni importanti introdotte proprio all’inizio. In questo modo si possono chiarire molti malintesi.
Quali teleconferenze sono adatte per un giro introduttivo?
Se i singoli partecipanti si conoscono solo in minima parte, un giro di presentazioni è una buona idea. Se i partecipanti si conoscono già, puoi fare a meno delle presentazioni con la massima tranquillità. Il ghiaccio è già stato rotto e le voci possono essere facilmente assegnate all’oratore.
Se ci sono molti ascoltatori e solo pochi oratori, il giro di presentazioni è solitamente limitato alle parti che devono parlare. Una cosiddetta isola di feedback rivela quanto il contenuto sia stato recepito dal pubblico. In questo modo i partecipanti hanno la possibilità di dare un feedback ai relatori. Cosa sta andando bene e cosa potrebbe andare meglio?
Suggerimenti per un giro di presentazioni di successo
Come faccio a moderare un giro di presentazioni?
Moderare un giro di presentazioni è una sfida organizzativa. La forma e il contenuto devono essere corretti. Solo così è possibile raggiungere gli obiettivi della teleconferenza in modo semplice e veloce. Ma non solo: anche gli aspetti sociali come il rispetto, l’empatia e la stima giocano un ruolo importante nella moderazione. Ecco come un buon moderatore riesce a destreggiarsi abilmente tra fattori organizzativi e sociali.
L’elenco dei relatori – uno dopo l’altro
Se tutti parlano in modo confuso, si rischia il caos. Il moderatore deve quindi chiedere a ogni partecipante di parlare individualmente. È meglio compilare un elenco di nomi prima della teleconferenza e procedere passo dopo passo. In questo modo, nessuno verrà escluso.
Se il moderatore non conosce i partecipanti per nome, utilizza il loro numero di telefono come guida. Questo può essere trovato nel controllo web.
Un punto a favore: con i numeri fissi, il moderatore conosce sempre la località da cui il numero sta chiamando. Questo gli permette di rivolgersi a chi chiama dalla stessa regione in modo mirato. Ad esempio: ” Credo di avere qui due partecipanti da Monaco. Ciao! Chi di voi vuole parlare per primo? “
Anche il design dei contenuti è importante
In termini di contenuti, il moderatore allinea il giro di presentazioni con gli argomenti e gli obiettivi della conferenza. Potrebbe essere così:
Azienda, sede, reparto, posizione, ruolo del progetto: i partecipanti sanno subito quali sono le informazioni importanti per la teleconferenza.
Questioni tecniche e organizzative:
- Ora: comunica la data prevista per la fine della teleconferenza. Poi chiedi ai partecipanti se sono disponibili fino a quel momento.
- Sala: chiedi ai partecipanti se hanno a disposizione una sala tranquilla per la conferenza. Il tuo consiglio per i partecipanti che si collegano dal mondo esterno: Usa la tastiera del telefono per disattivare e disattivare alternativamente il microfono.
- Domande sul progetto: Come sei stato coinvolto? Quali sono le tue aspettative nei confronti del progetto? Qual è la tua motivazione?
- la domanda sull’aspettativa: “Quali risultati dobbiamo raggiungere oggi per far sì che la teleconferenza valga la pena per te?”.
- la domanda sull’umore: usa una cosiddetta “torcia” per verificare l’umore del gruppo di discussione. Le domande aperte che non vengono commentate sono l’ideale. Ad esempio, “Cosa ti entusiasma del progetto?”, “Cosa non vedi l’ora di fare?”.
Buono a sapersi: A volte ha senso fare due turni di domande. Nel primo turno i partecipanti si presentano; nel secondo rispondono a domande tecniche o organizzative.
Non dimenticare gli aspetti sociali
È un segreto aperto: i partecipanti più silenziosi si perdono rapidamente nelle conference call. Hanno difficoltà ad alzare la voce. Anja Schreiber, giornalista specializzata e autrice esperta di formazione, carriera e studi, ne è la prova. Questo rende il moderatore ancora più importante. Risponde ai più silenziosi, fa domande e chiede la loro opinione. In questo modo, anche i più silenziosi si sentiranno apprezzati e rispettati come partner di dialogo.
Se non rispondi ai partecipanti più silenziosi, spesso ti ritrovi con un brusco risveglio, al più tardi dopo l’invio del verbale. In questo caso diventa chiaro che i partecipanti più silenziosi non si sentono sufficientemente coinvolti nel processo di voto e decisionale.
Inizia un giro di presentazioni, anche se non sei il moderatore della teleconferenza.
Buone notizie: Non è solo il moderatore a poter invitare i partecipanti alle presentazioni durante le teleconferenze. Anche gli altri partecipanti hanno il diritto di farlo. In questo modo puoi esprimere chiaramente le tue preoccupazioni:
“Mi chiamo Claudia Musterfrau.
Vorrei saperne di più sugli altri partecipanti.
Cosa ne pensi di un breve giro di presentazioni all’inizio dell’intervista?
Personalmente, mi aiuterebbe molto a conoscerci meglio. .”
Sono sicuro che una o due persone nella conversazione la penseranno allo stesso modo e apprezzeranno il tuo suggerimento. I punti di simpatia iniziali sono garantiti.
Capacità di comunicazione in teleconferenza
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