Le teleconferenze sono spesso utilizzate per fornire ai partecipanti informazioni aggiornate.
Scopri qui come trasmettere con successo le informazioni:
- Che cos’è il trasferimento di informazioni?
- Come vengono comunicate le informazioni?
- Vantaggi della teleconferenza: Simultaneità
- Consenti il feedback
- Crea isole di feedback
- Usa il feedback per garantire la comprensione
Che cos’è il trasferimento di informazioni?
Quando trasmette informazioni, un mittente trasmette conoscenze o dati a uno o più destinatari. Il mittente possiede informazioni che dovrebbero essere nuove per i destinatari.
Se l’informazione va a buon fine, il destinatario ha la nuova conoscenza.
Ad esempio, il reparto vendite presenta i nuovi dati di vendita o un rappresentante descrive la situazione in loco.
Come vengono trasmesse le informazioni?
Le informazioni possono essere trasmesse in modi diversi. Qui confrontiamo una conferenza telefonica con un’e-mail. Entrambi i metodi sono utili se il mittente e il destinatario non si trovano nello stesso luogo.
Una differenza importante sta nel modo in cui viene utilizzato il linguaggio:
- L’e-mail è scritta. Il contenuto è trasportato da schemi visibili(lettere).
- Le persone parlano durante la teleconferenza. Le parole vengono trasmesse con dei suoni(onde sonore).
Questa differenza fondamentale dimostra che la scrittura dura generalmente più a lungo (“Chi scrive, resta”).
- Con un’e-mail, il mittente e il destinatario non devono nemmeno essere coinvolti nello stesso momento(comunicazione asincrona).
- D’altra parte, la partecipazione simultanea è un prerequisito per una conferenza telefonica(comunicazione sincrona).
Vantaggi della teleconferenza: Simultaneità
Questa simultaneità ti è già nota nelle conversazioni faccia a faccia e nelle telefonate one-to-one. Una volta che le tue informazioni hanno raggiunto l’ascoltatore, l’obiettivo del trasferimento delle informazioni è stato raggiunto.
Con la comunicazione simultanea, ricevi il feedback di chi ti ascolta in modo più semplice e diretto. Spesso sono sufficienti anche piccoli segnali acustici come un breve “Sì”, “Mhm” o “Aha!”. In questo modo puoi essere sicuro che ciò che hai detto è stato ascoltato: un monitoraggio di successo in tempo reale.
Questo non funziona con le comunicazioni scritte come le e-mail.
Consenti il feedback durante le conferenze
Consenti un feedback spontaneo da parte dei partecipanti. Dai al pubblico il permesso esplicito di fare domande e commenti.
Ad esempio, questo è il caso:
“Ti prego di interrompermi direttamente se qualcosa non ti è chiaro o se hai dei commenti da fare.
Questo mi aiuta a prendere in considerazione la tua esperienza”.
Assicurati che i requisiti tecnici siano soddisfatti: Gli iscritti siano udibili. In caso contrario, utilizza il controllo web o la tastiera del telefono per rendere udibili i partecipanti.
Nelle conferenze più grandi, è consuetudine che il moderatore muti i partecipanti che stanno ascoltando. In questo modo si evitano rumori molesti. Tuttavia, è possibile ricevere un feedback anche durante le conferenze con molti partecipanti.
Se non vengono fatte domande , falle ai tuoi partecipanti!
Hai imparato qualcosa di nuovo?
A quale argomento eri particolarmente interessato?
Hai mai vissuto un’esperienza simile?
Come si possono applicare queste informazioni nella pratica?
Anche se non chiedi esattamente se tutti hanno capito tutto, otterrai una risposta. Ad esempio, se i partecipanti menzionano solo punti secondari, non sei stato in grado di sottolineare con sufficiente chiarezza i punti importanti.
Le isole di feedback aiutano le grandi telecomunicazioni!
Un’isola di feedback è una fase della conferenza in cui viene dato un feedback. Questa fase è introdotta e conclusa dal moderatore. Al di fuori delle isole di feedback, il moderatore ha l’attenzione esclusiva.
Al termine di un argomento, apri i microfoni dei partecipanti e permetti loro di fare domande. Tu e i tuoi partecipanti entrerete nell’isola del feedback!
In questo modo hai il controllo.
Lascia di nuovo l’isola di feedback non appena hai ricevuto un numero sufficiente di feedback. Chiudi i microfoni e raccogli i messaggi dei partecipanti. Ora naviga con una rotta corretta.
Usa il feedback per garantire la comprensione
Grazie al feedback, puoi valutare la comprensione dei tuoi partecipanti. Nella fase successiva, potrai ottimizzare il successo. Non puoi farlo con un mailing:
- Sottolinea gli aspetti importanti o le informazioni che non sono piaciute ai tuoi ascoltatori.
- Riassumi i punti più importanti. Aiuta i partecipanti a identificare gli elementi essenziali.
- Fornisci il contesto. Il contesto spesso aiuta a comprendere le informazioni. Puoi parlare del tuo background professionale. Oppure puoi spiegare la storia che sta dietro alle informazioni presentate.
- Chiarisci i malintesi con gentilezza. Se il feedback dà l’impressione di essere scorretto, affrontalo.
- Aggiungi informazioni. Se hai dato per scontato che ci fosse qualcosa di cui i tuoi interlocutori non erano a conoscenza, completalo.
- Sfrutta le conoscenze del tuo pubblico. Ripeti informazioni note solo se hai un motivo per farlo.
Buona fortuna per la tua prossima teleconferenza!
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