Meetings müssen nicht immer von Angesicht zu Angesicht sein. Das Meeting der Zukunft ist die Telefonkonferenz. Doch auch diese hat ihre Tücken: Da das Tête-à-Tête entfällt, kommt es schnell zu Unklarheiten und Missverständnissen. Wer spricht da gerade? Die Konsequenz: Nicht nur die Gesprächsatmosphäre leidet, auch die Ergebnisse der Konferenz sind schwerer nachvollziehbar.
Doch das geht auch anders. Eine Vorstellungsrunde zu Beginn der Telefonkonferenz schafft zwar nicht jedes Missverständnis aus der Welt, aber so manches.
Eine erste Übersicht
- Welche Vorteile bietet eine Vorstellungsrunde bei der Telefonkonferenz?
- Für welche Telefonkonferenzen bietet sich eine Vorstellungsrunde an?
- Tipps für eine gelungene Vorstellungsrunde
- Vorstellungsrunden einleiten – selbst, wenn Sie nicht der Moderator der Telefonkonferenz sind
Welche Vorteile bietet eine Vorstellungsrunde bei der Telefonkonferenz?
Die Vorstellungsrunde ist ein Segen für jede Telefonkonferenz – gleich in zweierlei Hinsicht. Zum einen animiert sie die Teilnehmer zum Sprechen. Zum anderen können die Zuhörer dem Gesprächsverlauf besser folgen. Schließlich haben sie die Stimmen schon einmal gehört. So fällt es leichter, Stimme und Sprecher zusammenzuführen.
Vorstellungsrunde – sanfter Eisbrecher bei Telefonkonferenzen
Die Vorstellungsrunde ist wie ein Eisbrecher. Sanft baut sie die Distanz zwischen den Teilnehmern ab. Sogleich fällt es dem Einzelnen leichter, sich aktiv in das Gespräch einzubringen. Einen ersten Beitrag hat er schließlich schon zu Beginn geleistet – und zwar ohne große Mühe. Sich vorzustellen ist schließlich kein Hexenwerk. Über den eigenen Namen und Beruf weiß man auch ohne große Vorbereitung bestens Bescheid. Bei komplizierten Fachfragen ist es zwar nicht mehr ganz so einfach, doch dank des sanften Eisbrechers zu Gesprächsbeginn geht einem der nächste Beitrag gleich ein klein wenig leichter von den Lippen.
Neben der Eisbrecher-Funktion überprüft die kleine Vorstellungsrunde genauso die technische Basis. Wird auch jeder gehört und verstanden? Eine reibungslose Kommunikation ist schließlich keine Selbstverständlichkeit. Nicht selten schleichen sich technische Defekte ein – diese besonders häufig:
- Stummschaltung durch den Teilnehmer
- Stummschaltung durch den Moderator in der Websteuerung oder mit der Tastatur des Telefons
- Stummschaltung durch das Endgerät des Teilnehmers
- ungünstige Position des Mikrofons
Bei einer Vorstellungsrunde zu Beginn der Telefonkonferenz lassen sich mögliche technische Mängel einfach und schnell erkennen und beheben. Sogleich sinkt die Gefahr der Missverständnisse.
Gezielte Sprecheridentifikation – wissen, wer wann spricht
Ein, zwei verschiedene Stimmen lassen sich noch gut auseinanderhalten. Doch wie sieht es bei fünf bis zehn verschiedenen Stimmen aus? Schnell geht der Überblick verloren. Und genau diesen Kontrollverlust will die Vorstellungsrunde zu Beginn der Konferenz vermeiden. Hat man eine Stimme schon einmal gehört, erkennt man sie leichter wieder.
Ein Beispiel: Bei einer Telefonkonferenz fallen verschiedene Preisvorschläge. Jetzt ist es wichtig, die Stimme hinter dem Vorschlag richtig zuzuordnen. Denn der Preisvorschlag eines Verkäufers ist meist verbindlicher als der eines Kunden.
Nicht aber nur für Preisvorschläge, auch für andere Informationen bietet sich die Sprecheridentifikation an. Zum Beispiel: Erfahre ich zu Beginn der Gesprächsrunde die beruflichen Qualifikationen eines Teilnehmers, kann ich seinen Wissens- und Erfahrungsstand besser abschätzen. Wie viel fachliche Expertise kann ich ihm zumuten, ohne ihn zu überfordern.
Bei Fachbegriffen und Abkürzungen erweist sich eine Vorstellungsrunde ebenfalls als sinnvoll. Gleich zu Beginn lassen sich essenzielle Ausdrücke erklären und bedeutende Abkürzungen einführen. So lässt sich so manches Missverständnis aus dem Weg räumen.
Für welche Telefonkonferenzen bietet sich eine Vorstellungsrunde an?
Sind sich die einzelnen Gesprächsteilnehmer nur wenig vertraut, bietet sich eine Vorstellungsrunde an. Sind sich die Teilnehmer bereits bekannt, kann guten Gewissens auf die Vorstellungsrunde verzichtet werden. Das Eis ist bereits gebrochen und die Stimmen lassen sich mühelos dem Sprecher zuweisen.
Gibt es viele Zuhörer und nur wenige Sprecher, beschränkt sich die Vorstellungsrunde meist auf die zu Wort kommenden Parteien. Wie gut die Inhalte bei den Zuhörern ankommen, verrät eine sogenannte Feedback-Insel. Hier haben die Teilnehmer die Chance, den Sprechern Rückmeldung zu geben. Was läuft gut, was könnte besser laufen?
Tipps für eine gelungene Vorstellungsrunde
Wie moderiere ich eine Vorstellungsrunde?
Die Moderation einer Vorstellungsrunde ist eine organisatorische Herausforderung. Form und Inhalt müssen stimmen. Nur dann lassen sich die Ziele der Telefonkonferenz schnell und einfach erreichen. Doch dem nicht genug: Auch soziale Aspekte wie Respekt, Empathie und Achtung spielen bei der Moderation eine wichtige Rolle. So jongliert ein guter Moderator gekonnt mit organisatorischen und sozialen Faktoren.
Die Rednerliste – einer nach dem anderen
Wenn jeder durcheinander spricht, droht ein Stimmenchaos. So muss der Moderator jeden Teilnehmer einzeln zum Sprechen auffordern. Am besten stellt er sich bereits vor der Telefonkonferenz eine Namensliste zusammen und arbeitet diese Schritt für Schritt ab. So bleibt keiner außen vor.
Kennt der Moderator die Teilnehmer nicht beim Namen, orientiert er sich an ihrer Rufnummer. Und diese findet er in der Websteuerung.
Ein Pluspunkt: Bei Festnetznummern weiß der Moderator auch immer über den Ort Bescheid, aus dem die Nummer anruft. Damit kann er Gesprächsteilnehmer aus ein- und derselben Region gezielt ansprechen. Zum Beispiel: „Ich habe hier wohl zwei Teilnehmer aus München. Servus! Wer von Ihnen möchte zuerst das Wort ergreifen?„
Auch auf die inhaltliche Gestaltung kommt es an
Inhaltlich stimmt der Moderator die Vorstellungsrunde auf die Konferenzthemen- und Ziele ab. Und so könnte das aussehen:
Firma, Standort, Abteilung, Position, Projektrolle: Sogleich wissen die Teilnehmer, welche Informationen in der Telefonkonferenz von Bedeutung sind.
Technische und organisatorische Fragen:
- Zeit: Sprechen Sie das geplante Ende der Telefonkonferenz an. Im Anschluss fragen Sie die Teilnehmer, ob sie bis dahin verfügbar sind.
- Raum: Erkundigen Sie sich bei den Gesprächsteilnehmern, ob sie für die Konferenz einen ruhigen Raum zur Verfügung haben. Ihre Empfehlung für Teilnehmer, die sich von unterwegs aus einwählen: Mithilfe ihrer Telefontastatur können Sie sich abwechselnd stumm und laut schalten.
- Fragen zum Projekt: Wie sind Sie dazu gekommen? Welche Erwartungen stellen Sie an das Projekt? Welche Motivation haben Sie?
- die Erwartungsfrage: „Welche Ergebnisse müssen wir heute erzielen, damit sich die Telefonkonferenz für Sie gelohnt hat?“
- die Stimmungsfrage: Mit einem sogenannten Blitzlicht prüfen Sie das Stimmungsbild der Gesprächsrunde. Ideal sind offene Fragen, die unkommentiert bleiben. Zum Beispiel „Was reizt Sie an dem Projekt?“, „Worauf freuen Sie sich am meisten?“
Gut zu wissen: Gelegentlich machen sogar zwei Fragerunden Sinn. In der ersten Runde stellen sich die Teilnehmer vor, in der zweiten beantworten sie technische oder organisatorische Fragen.
Soziale Aspekte nicht vergessen
Es ist ein offenes Geheimnis: Ruhigere Gesprächsteilnehmer gehen bei der Telefonkonferenzen schnell unter. Es fällt ihnen schwer, das Wort zu ergreifen. Anja Schreiber, erfahrene Fachjournalistin und Autorin zu Bildung, Beruf und Studium, liefert den Beweis. Umso mehr ist der Moderator gefragt. Gehen Sie auf Stillere ein, haken Sie nach, holen Sie Ihre Meinung ein. So fühlen sich auch die Ruhigeren als Gesprächspartner geschätzt und respektiert.
Geht man nicht auf ruhigere Teilnehmer ein, folgt am Ende oft ein böses Erwachen – spätestens nach dem Absenden des Protokolls. Hier wird deutlich: Die Ruhigeren fühlen sich nicht genug in den Abstimmungs- und Entscheidungsprozess mit eingebunden.
Vorstellungsrunden einleiten – selbst, wenn Sie nicht der Moderator der Telefonkonferenz sind
Gute Nachrichten: Nicht nur der Moderator kann bei Telefonkonferenzen zu Vorstellungsrunden einladen. Auch andere Teilnehmer haben das Recht dazu. So machen Sie Ihr Anliegen deutlich:
„Mein Name ist Claudia Musterfrau. Gerne möchte ich mehr über die anderen Teilnehmer erfahren. Was halten Sie von einer kleinen Vorstellungsrunde zu Gesprächsbeginn? Mir persönlich würde ein erstes Kennenlernen sehr helfen.“
Sicher geht es dem einen oder anderen Gesprächsteilnehmer ähnlich, sodass er Ihren Vorschlag sehr zu schätzen weiß. Erste Sympathiepunkte sind garantiert.
Kommuinkations-Kompetenz im der Telefonkonferenz
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